Das Wettbewerbsverfahren wurde als nicht offener Realisierungswettbewerb mit integriertem Ideenteil gemäß RPW 2013 und VOF in 2 Phasen durchgeführt. Den Bürgerinnen und Bürgern wurde im Rahmen einer Zukunftswerkstatt vor Beginn des Wettbewerbsverfahren mit in die Planungen einbezogen. Die Bevölkerung hatte die Gelegenheit, ihre Ideen und Anregungen mit der Stadt Senden sowie dem Preisgericht und den teilnehmenden Büros zu diskutieren.
Nach Abschluss des Wettbewerbsverfahrens wurde die Bevölkerung an einem Bürgerabend über die Ergebnisse informiert. Die drei Preisträger:innen präsentierten ihre Entwürfe der Öffentlichkeit und standen für Fragen zur Verfügung. Im Anschluss wurden die Meinungen und Anregungen der Bürgerinnen und Bürger aufgenommen.
Eine besondere Voraussetzung für den Erfolg eines Verfahrens solcherart ist die problemlose Zusammenarbeit der vielfältig am Planungsprozess Beteiligten – die städtischen Gremien, die verschiedenen zuständigen Fachdienste der Stadtverwaltung Senden sowie das Büro ISR für das Wettbewerbsmanagement und nicht zuletzt die Bürgerschaft der Stadt Senden.